Trello: como usar para organizar sua agência de marketing

Organizar as demandas de uma agência de marketing exige mais do que simples boa vontade. São prazos apertados, revisões frequentes, diversas etapas de criação e, claro, dezenas de pessoas envolvidas. Sem um método, projetos se perdem e ruídos na comunicação surgem quase do nada.

Nessa rotina agitada surge a necessidade de um sistema que simplifique, visualize e acompanhe o andamento de todas as tarefas. O Trello, baseado no método Kanban, atende justamente a esse objetivo, oferecendo um ambiente visual e flexível para gerenciar projetos, organizar tarefas e, principalmente, manter a equipe alinhada.

Por que tanta gente aposta no Trello?

A resposta pode parecer simples: é visual, intuitivo e adaptável. No marketing, onde prazos dançam e demandas mudam num piscar de olhos, visualizar tudo num só lugar faz toda diferença. Parece magia, mas é só organização.

O Trello é fundamentado no método Kanban, estrutura que se apoia em quadros, listas e cartões para garantir clareza ao fluxo de trabalho. E aqui, vale abrir um breve parêntese: ter clareza não significa rigidez.

Entendendo o método Kanban e a estrutura visual

O método Kanban nasceu lá na indústria, mas ganhou força no universo criativo justamente pela sua simplicidade e capacidade de oferecer visibilidade total dos processos. Nada de esconder a bagunça. Tudo está nos quadros. Ou, pelo menos, deveria estar.

• Quadros: Representam o projeto ou área (por exemplo: "Campanhas de Clientes" ou "Conteúdo para Blog").
• Listas: Dividem os processos em etapas (como "A Fazer", "Em Execução", "Pendente de Aprovação", "Concluído").
• Cartões: Detalham cada tarefa ou job individualmente. Nos cartões você inclui checklist, comentários e prazos.

Viu como é fácil visualizar a evolução das tarefas? Nada melhor para acompanhar se um job está travado, aguardando revisão ou se já pode ser entregue ao cliente.

Como começar no Trello: do zero ao básico funcional

Talvez você nunca tenha criado um quadro no Trello. Ou já tenha criado um, mas sentiu que não aproveitou nem metade das possibilidades. Calma, não tem segredo. Mas precisa de método.

1. Pense no seu fluxo (antes do digital): Antes de sair clicando, tente visualizar como sua agência trabalha hoje. Quais etapas se repetem em todo job? Por exemplo: Briefing, Produção, Revisão Interna, Envio ao Cliente, Ajustes, Finalizado.
2. Crie seu primeiro quadro: Dê um nome que faça sentido para a equipe. Se for geral, nada impede de usar “Projetos da Agência”.
3. Monte as listas: Crie colunas para cada etapa do processo. Ao olhar de cima, cada lista vai mostrar exatamente onde um card está parado.
4. Ajuste seus cartões: Para cada tarefa, crie um card. Detalhe a descrição, adicione um checklist se a tarefa envolver subtarefas (como “redigir texto”, “aprovar arte”, “programar disparo”).
5. Adicione responsáveis: Marque quem vai fazer o quê. Se ninguém for dono do cartão, ele provavelmente vai se perder no limbo dos indecisos.
6. Defina prazos: Coloque datas de entrega nos cartões. Você pode visualizar essas datas numa visão de calendário, caso ative esse recurso.

Viu como, em poucos passos, já existe um quadro funcional? Não precisa ser complexo para funcionar. O segredo está na clareza, não na quantidade de recursos.

Funcionalidades práticas: não é só arrastar cartões

O Trello vai além de “arrastar e soltar” as tarefas. Ele permite um controle interessante sobre detalhes, automações e integrações.

• Checklists: Ajuda muito quando uma tarefa envolve pequenas entregas sequenciais dentro de um cartão só.
• Etiquetas (Labels): Cores para categorizar: urgência, tipo de serviço (design, redação, aprovação), status extra.
• Comentários: Evita aquela troca de e-mails eterna. Tudo fica documentado no próprio card.
• Arquivos: As artes, textos e planilhas podem ser anexados diretamente aos cards.
• Datas de entrega e lembretes: Não depende só da memória dos integrantes.
• Integrações e Power-Ups: O Trello aceita automações com Google Drive, Slack, entre outros, além do recurso Butler para automações simples (mais informações em diversas análises do mercado).

Estas ações, por mais simples, tiram um peso das costas. O resultado: menos retrabalho e mais previsibilidade.

Montando um fluxo visual para marketing

Todo quadro conta uma história. A do marketing, então, ganha capítulos extras como “apresentação para cliente”, “revisão criativa”, “ajustes finais”. Personalize suas listas com as etapas que fazem sentido para o seu time.

• Fluxo enxuto:A fazer
• Produção
• Revisão
• Concluído
• Fluxo detalhado:Briefing
• Backlog
• Em produção
• Pendente de aprovação
• Revisão interna
• Aguardando cliente
• Finalizado

A história do projeto aparece no fluxo.

O interessante do sistema visual é justamente saber, sem precisar pedir atualização no grupo, onde está cada peça da campanha.

Pontos fortes: por que tanta gente prefere o Trello?

• Visualidade: A mente processa quadros e cores com facilidade. Fica menos cansativo entender o andamento dos jobs.
• Acessibilidade: Basta ter e-mail para entrar e começar a mexer, inclusive no plano gratuito.
• Adaptação rápida: Chegou alguém novo? Aprende a mexer em minutos.
• Flexível: Serve para pequenos e grandes times, campanhas longas ou sprints rápidos.
• Integrações: Ajuda muito importar arquivos de outras plataformas e conectar com diversas ferramentas do ecossistema digital.

Limitações do Trello: nem tudo são flores

• Plano gratuito limitado: Se o time crescer ou as demandas aumentarem, talvez faltem integrações ou espaço para anexos grandes.
• Falta de recursos avançados: Funções como cronogramas de Gantt e relatórios detalhados só aparecem em planos pagos ou com plugins externos (dados do mercado).
• Dependência de automações manuais: Às vezes, tarefas repetidas precisam ser organizadas todo mês do zero, pois automações avançadas são limitadas no plano gratuito.
• Comunicação com clientes: Para aprovações formais ou feedbacks rastreáveis, o Trello pode deixar a desejar ou exigir que o cliente também use a plataforma.
• Curva de customização: Quadros muito complexos podem confundir os novos usuários ou criar gargalos se não houver processo claro.

Ou seja, o quadro kanban do Trello é excelente para o fluxo interno, principalmente no acompanhamento e revisão. Mas para processos que exigem interação externa, como aprovações de jobs com clientes (algo vital em agências), pode ser um desafio manter tudo dentro da mesma ferramenta.

Quando a especificidade precisa de mais: o papel do AprovaJob

Chega um momento em que as demandas de uma agência se tornam tão específicas que o Trello, por melhor que seja, não atende por completo. Por exemplo, o processo de aprovação de materiais. Reuniões, e-mails, arquivos espalhados, conversas misturadas em grupos de WhatsApp, todas essas dores atrasam projetos e geram retrabalho.

Aqui, soluções especializadas como o AprovaJob fazem a diferença. Ele foi criado para centralizar e automatizar o envio, aprovação e feedback dos jobs entre agência e cliente, acabando com o caos de múltiplos canais, reduzindo ruídos e registrando cada etapa.

Você pode montar o fluxo da agência pelo Trello, mantendo todo o tracking das etapas internas. Mas, para aprovação junto ao cliente, o AprovaJob entra para fechar esse ciclo: materiais enviados, resposta rápida (um clique!), feedback organizado e push de lembretes. O melhor é que até clientes menos acostumados com tecnologia se sentem confortáveis. E com integrações ao WhatsApp e ao e-mail, cada envio é automático e fácil de rastrear.

Para cada problema, uma ferramenta sob medida faz diferença.

Dicas práticas para não se perder no Trello

• Padronize nomes dos cartões: Use padrões como “Campanha X – Arte 01”, facilita buscar e agrupar tarefas.
• Crie modelos de listas/quadros: Repita boas práticas entre clientes sem reinventar a roda a cada briefing novo.
• Use etiquetas para prioridades: Uma cor para “urgente”, outra para “em aguardo”, e pronto, bate o olho e já sabe onde agir.
• Preencha as descrições dos cards: Tarefa sem contexto vira dor de cabeça mais tarde.
• Archive sem dó: Terminou o job? Archive o card/lista para manter o quadro sempre limpo.
• Limite de quadros: Cuide para não criar um quadro para cada ideia. O excesso pode dispersar o foco.
• Treine a equipe: Um onboarding rápido, mostrando as “regras da casa”, economiza dúvidas e tempo perdido.

Quadro limpo, cabeça leve.

O Trello cabe em todo tipo de agência?

Agências pequenas tiram muito proveito, pois a curva de aprendizado é baixa e a necessidade de organização é direta. Em times grandes, a plataforma precisa de boas regras de uso e, talvez, suporte de automações para evitar sobrecarga de tarefas.

Quando a complexidade exige mais integração entre setores, múltiplos fluxos e diferentes níveis de aprovação, talvez seja preciso customizar bastante. Mas, sem dúvida, serve de base sólida para começar e amadurecer a gestão interna.

Não raro, vejo agências usarem o Trello como “centralizador” e, para tarefas muito específicas (como controle financeiro, aprovações digitais), integrar outras soluções pensadas para esses detalhes. É o caso do AprovaJob para o processo de aprovação, que evita retrabalho só na comunicação de feedbacks.

Sua agência mais organizada? Sim, e sem complicação

A verdade é que, se a equipe adota o hábito, o acompanhamento das demandas flui naturalmente. Tarefas deixam de ser esquecidas em e-mails ou áudios, os prazos ficam visíveis e a sensação de controle aumenta. Alguns tropeços podem acontecer, claro, mas nada supera a sensação de olhar para um quadro organizado e ver tudo andando.

O Trello não resolve tudo, mas ajuda demais. Especialmente se aliado a ferramentas especializadas em pontos sensíveis do processo, como o AprovaJob na aprovação de materiais. No fim, a solução está mesmo em saber o que cada projeto precisa, e buscar as ferramentas certas para complementar o fluxo de trabalho.

Se você quer levar a comunicação e a organização da sua agência para um novo patamar, vale conhecer o AprovaJob: o seu fluxo de aprovação pode ser tão visual, simples e eficiente quanto o seu quadro de projetos.

Seja claro, seja visual. E aproveite para nos conhecer melhor.

Perguntas frequentes sobre Trello

O que é o Trello e para que serve?

O Trello é uma plataforma digital baseada no método Kanban, criada para ajudar pessoas e equipes a organizarem tarefas, projetos e fluxos de trabalho de forma visual. Ele serve para acompanhar o progresso de demandas, delegar funções e manter todo o histórico do que está acontecendo, especialmente em ambientes colaborativos como agências de marketing.

Como criar um quadro no Trello?

Para criar um quadro, basta entrar na sua conta, clicar em “Criar novo quadro”, dar um nome (por exemplo, “Campanhas de Clientes”), definir o time que terá acesso e adicionar listas que representem as etapas do processo. Depois, é só incluir cartões para cada tarefa, organizando conforme o avanço.

Quais são as principais funções do Trello?

As principais funções incluem quadros, listas e cartões para organizar tarefas, checklists, etiquetas de cores, anexos de arquivos, comentários para comunicação interna e prazos associados a cada atividade. Além disso, oferece integrações com outras ferramentas e automações básicas através do recurso Butler, ampliando o potencial para equipes de marketing com muitos projetos simultâneos.

Trello é gratuito ou pago?

O Trello possui uma versão gratuita bastante funcional, ideal para equipes pequenas ou projetos simples, mas limita integrações, automações e espaço para anexos grandes. Versões pagas expandem esses recursos, incluindo funções como gráficos Gantt, maior número de quadros, integrações avançadas e maiores capacidades de automação.

Como organizar tarefas no Trello?

A melhor maneira de organizar tarefas é criando quadros para cada projeto ou processo, listas para as etapas de execução e cartões para cada entrega. Use etiquetas para identificar prioridades, checklists para detalhar subetapas e datas de entrega para não perder prazos. Manter a equipe alinhada sobre os nomes e as práticas de uso contribui para um ambiente organizado e produtivo.