As 15 Melhores Ferramentas de Gestão Para Agências de Marketing

O universo das agências de marketing mudou demais nos últimos anos. Empresas que antes centralizavam suas atividades no feeling ou na experiência isolada de seus líderes, hoje precisam de métodos. E mais que métodos: precisam de ferramentas de gestão que apoiem decisões, organizem pessoas, desafoguem times criativos e ajudem a conquistar e reter clientes com processos consistentes. Nesse contexto, a diferença entre crescer de forma sustentável e ficar parado quase sempre passa por saber escolher as soluções certas.

É mais ou menos assim: quem não usa boas ferramentas de gestão, geralmente sente que vive apagando incêndio. Tarefas atrasadas, materiais perdidos, comunicação truncada com o cliente e uma dificuldade enorme para identificar gargalos limitam a evolução da agência. Quando existe um sistema, ainda que simples, as decisões fluem melhor, a equipe trabalha com mais clareza e os resultados chegam.

Quem organiza, cresce. Quem improvisa, sobrevive.

Só que saber disso é diferente de colocar em prática. Isso porque há dezenas de opções no mercado, cada uma com promessas diferentes. Algumas funcionam bem para automação de tarefas, outras brilham na aprovação de conteúdos, e outras oferecem painéis robustos para acompanhamento de métricas. Diante de tantas alternativas, como separar o que realmente faz sentido para sua agência?

Vamos passar por essa jornada juntos. Ao longo deste conteúdo, vou apresentar as 15 melhores ferramentas de gestão para agências de marketing, apontando como cada uma pode te ajudar a melhorar fluxos, ganhar tempo e profissionalizar o atendimento. E o melhor: algumas dessas soluções são grandes aliadas até de quem tem pouco tempo ou uma equipe enxuta.

Por que as ferramentas de gestão transformam agências?

Quem já tentou controlar o fluxo de aprovações por e-mail sabe como é demorado, desorganizado e propenso a erros. O mesmo vale para Comunicação em grupos de WhatsApp, planilhas que só uma pessoa entende ou checklists esquecidos em um caderno antigo. Isso se traduz em atrasos, retrabalho e, pior ainda: insatisfação do cliente.

Segundo pesquisas recentes sobre softwares para equipes de marketing, as plataformas certas têm um impacto grande no rendimento. A cada etapa automatizada, abre-se espaço para a equipe focar na criatividade e estratégia. Isso torna o dia a dia menos cansativo e o resultado é sentido tanto no bolso quanto no humor do time.

E não é só isso. Ferramentas de gestão oferecem uma visão mais clara sobre o andamento das campanhas, os prazos e as entregas, permitindo antecipar problemas e identificar oportunidades. Com elas, você mapeia gargalos hoje, previne crises amanhã e ganha agilidade todos os dias.

O papel da gestão na tomada de decisão

A tomada de decisões bem informada é o alicerce de qualquer negócio, especialmente em ambientes dinâmicos como o marketing digital. Quando tudo é feito “no feeling”, o risco de errar é alto.

Com boas ferramentas, os números estão visíveis, o histórico fica registrado e é possível comparar desempenhos ao longo do tempo. Assim, os rumos da agência são decididos com base em fatos, não em achismos ou discussões intermináveis. O resultado? Escolhas mais rápidas, assertivas e alinhadas com os objetivos do cliente.

Erros existem, mas aprendizados só vêm para quem registra o que faz.

Menos subjetividade, mais controle

Já notou como em uma reunião repleta de ideias, a decisão final muitas vezes depende de quem fala mais alto? Um bom sistema centraliza informações e ajuda a tornar os debates menos subjetivos, principalmente na avaliação de prioridades e resultados. O time ganha segurança e, com os dados ao alcance de todos, fica fácil criar cultura de melhoria contínua.

Como identificar a necessidade de uma nova ferramenta?

Nem sempre as empresas percebem o momento em que precisam dar o próximo passo e adotar processos mais robustos. Alguns indícios são clássicos:

• Prazos estourando com frequência, mesmo com a equipe comprometida;
• Reuniões repetitivas que parecem não sair do lugar;
• Dificuldade em localizar arquivos ou recuperar informações antigas;
• Clientes reclamando de respostas lentas ou falta de clareza;
• A sensação geral de que a agência trabalha muito, mas entrega pouco.

Se você se identificou com dois ou mais itens, talvez seja a hora de rever as soluções internas. A boa notícia é que o mercado já oferece alternativas práticas, intuitivas e até divertidas (sim, gamificação já chegou às equipes de marketing). A seguir, veja as ferramentas que podem transformar de verdade o cotidiano da sua agência.

As 15 melhores ferramentas de gestão para agências de marketing

A lista a seguir foi pensada com base nos desafios reais das agências. Cada solução resolve um tipo diferente de problema e, em alguns casos, uma ferramenta só já cobre várias etapas do fluxo de trabalho. O segredo está em combiná-las para compor um ecossistema eficiente – sem exageros e sem desperdício de recursos.

AprovaJob – Centralize aprovações e feedbacks

1. Quem trabalha em agência conhece a dor de aprovar peças com clientes. O vai e vem de e-mails, mensagens perdidas e versões desencontradas só aumentam a chance de atrasos. O AprovaJob nasceu justamente para acabar com esse cenário.
2. Usando o AprovaJob, as agências sobem seus materiais, geram links de aprovação e enviam diretamente para os clientes – inclusive pelo WhatsApp. O cliente não precisa criar conta e pode aprovar com um clique, ou sugerir alterações. O histórico fica centralizado, e a automação de envios e lembretes reduz o esquecimento.

Menos retrabalho, mais tempo para criar.

1. Por ser uma plataforma intuitiva, até mesmo clientes que têm dificuldade com tecnologia conseguem aprovar jobs rapidamente. O impacto na organização e na satisfação é sentido desde o início. E a equipe, claro, agradece por não precisar mais buscar feedback em cinco lugares diferentes.

EKyte – Planejamento de campanhas digitais

1. Planejar canais, formatos, verbas, prazos e entregas é sempre um desafio para agências. O eKyte é uma plataforma voltada para planejamento detalhado de campanhas digitais, com foco especial em distribuir ações por canal e visualizar prioridades no calendário.
2. O time consegue visualizar campanhas múltiplas, montar orçamentos, controlar etapas e compartilhar cronogramas com clientes. Assim, cada membro entende exatamente o que precisa ser feito e quando, diminuindo conflitos e desencontros de agenda.
3. Saiba mais sobre ferramentas que ajudam no planejamento dessas rotinas.

Adobe Workfront – Visão macro do fluxo de trabalho

1. Gerenciamento de projetos pode ser simples ou incrivelmente complexo. O Adobe Workfront entrega uma visão ampla do workflow, desde o briefing até a conclusão do job. Ele permite organizar demandas, priorizar campanhas e integrar equipes diferentes (design, conteúdo, mídia) num mesmo sistema.
2. O destaque vai para os relatórios automáticos sobre uso de tempo, gargalos e performance das entregas. Ideal para quem já tem um volume grande de jobs e precisa monitorar produtividade sem depender de planilhas manuais.

CoSchedule – Gestão de conteúdo e calendário editorial

1. Faltou conteúdo nas redes? Atrasou a publicação do blog? O CoSchedule é uma opção para planejar, programar e distribuir conteúdo de marketing, com visualização de calendário editorial integrado.
2. Redatores, designers e social media podem colaborar em tempo real, acompanhar prazos e verificar facilmente o status de cada peça. Isso reduz furos na agenda e minimiza falhas de comunicação com o cliente.

Asana – Organização de tarefas para equipes criativas

1. Quando a agência atinge a marca dos dez colaboradores, fica praticamente impossível conciliar todos os compromissos sem alguma automação. O Asana é uma escolha interessante para gestão de listas, quadros kanban e fluxos de tarefas.
2. Fácil de usar, o sistema permite distribuir demandas, acompanhar progresso e notificar o time sobre mudanças. Cada responsável recebe avisos automáticos das próximas ações e a visibilidade das atividades elimina dúvidas sobre “quem faz o quê”.

ClickUp – Flexibilidade para adaptar fluxos

1. Um dos grandes desafios em agências é mexer no processo sem perder o controle. ClickUp traz módulos personalizáveis para estruturar projetos, definir prioridades e até criar automações (checklists, lembretes, alertas).
2. Permite integrar tarefas com arquivos, limitar o acesso a determinadas etapas e compor dashboards simplificados para monitorar o andamento. Bom para equipes multidisciplinares ou para quem gerencia clientes com muitas variáveis.

Monday.com – Painéis visuais para controle de jobs

1. Você prefere visual? O Monday.com apresenta quadros coloridos, status claros e campos personalizáveis da maneira que faz mais sentido para seu negócio. É possível montar fluxos de aprovação, relatórios de performance e calendários entregáveis – tudo arrastando blocos e colunas.
2. Sua integração fácil com outras soluções digitais o transforma em um braço direito daqueles gestoras que gostam de ver “o todo” em poucos cliques.

Wrike – Colaboração e acompanhamento de projetos

1. Perfeito para agências que atuam em múltiplas frentes ou possuem clientes de diferentes segmentos. Wrike concentra discussões, arquivos, feedbacks e prazos, agilizando a tomada de decisão.
2. Relatórios configuráveis e automações ajudam o time a identificar rapidamente quando algo sai do ritmo. É uma forma segura de evitar o efeito dominó: atraso em uma etapa não precisa obrigatoriamente atrasar o todo.

Basecamp – Simplicidade e produtividade alinhadas

1. Para quem gosta de sistemas simples, mas robustos, o Basecamp pode ser uma surpresa agradável. Com ele, tarefas, arquivos, conversas e cronogramas ficam concentrados em um só lugar – evitando a dispersão cada vez maior entre apps, chats e emails.
2. O formato enxuto, aliado à facilidade de configuração, reduz o estresse da equipe ao buscar informações antigas ou ao repassar demandas entre áreas distintas.

Jira – Controle apurado para equipes técnicas

1. Muito utilizada por equipes de desenvolvimento, a plataforma Jira pode ser adaptada para agências de marketing digital que lidam com fluxos complexos, integrações e campanhas técnicas. Ela permite configurar workflows avançados, independentes para cada projeto, além de criar painéis detalhados para acompanhamento do progresso.
2. Um dos destaques é a customização avançada, onde cada canal, cliente ou etapa tem seu próprio painel e regras automáticas.

Notion – Tudo em um só lugar

1. Notion destaca-se pela leveza e flexibilidade para criar bancos de dados, listas de tarefas, painéis de conteúdo e até manuais internos. Permite documentar processos, padronizar fluxos e criar áreas de consulta para toda a equipe.
2. Uma das principais vantagens é a busca, que localiza projetos, pautas e detalhamentos em segundos – sem depender de arquivos espalhados pelo Google Drive.

Google Workspace – Conectando comunicação e arquivos

1. E-mails, agendas, videoconferências, documentos, apresentações... O Google Workspace é um pacote conhecido, mas subestimado por muitos. Integrar Gmail, Drive, Docs e Calendar oferece ao time uma base segura para colaboração, reuniões rápidas e referência de arquivos.
2. O segredo é explorar os recursos avançados: notificações de prazos, permissões de arquivos, comentários em tempo real e integrações com outras ferramentas da lista.

Slack – Conversas organizadas por tema

1. Trocar mensagens rápidas sem perder o histórico, criar canais por projeto, integrar notificações de tarefas e até automatizar alertas: o Slack é o lado social da gestão de agências.
2. Evite perder recados em grupos de WhatsApp ou e-mails. No Slack, conversas ficam organizadas e podem ser rastreadas facilmente, o que faz diferença em projetos longos e equipes descentralizadas.

Trello – Quadro visual de tarefas

1. O Trello popularizou o conceito de quadros Kanban digitais. Arrastar tarefas, criar checklists, anexar materiais e receber notificações funcionam muito bem para times de marketing digital, permitindo que todos visualizem o avanço dos jobs.
2. É especialmente útil para pequenos grupos e projetos pontuais, mas também pode servir como apoio ao controle de demandas em agências maiores.

Zendesk – Atendimento transparente ao cliente

1. O pós-venda e o suporte também precisam de organização. O Zendesk centraliza tickets, monitora solicitações e permite que o time acompanhe a resolução de cada demanda de cliente, do início ao fim.
2. Relatórios de satisfação, integrações com outros canais e respostas automáticas ajudam a agência a ser lembrada pelo bom atendimento, não só pela qualidade da entrega.

Meetime – Automatize o follow-up e qualificação

1. Gerenciar leads, acompanhar oportunidades e fazer follow-up nem sempre é simples. O Meetime oferece automações para times de vendas e marketing, centralizando contatos, qualificando leads e impulsionando o relacionamento com potenciais clientes.
2. O maior ganho está em não perder oportunidades por esquecimento, além de reforçar a comunicação interna entre equipe de vendas e marketing na agência.

Ferramentas que otimizam o tempo (e a saúde) dos times de agência

A ordem da lista anterior pode variar de acordo com o perfil da sua agência, mas uma coisa é certa: vale investir nos recursos que vão te dar visibilidade das operações e evitar retrabalho. O tempo economizado pode ser investido em formação do time, crescimento da cartela de clientes e, claro, mais criatividade.

• AprovaJob: Aprovação de jobs, centralização de feedbacks, redução de retrabalho.
• eKyte: Planejamento detalhado das campanhas e orçamentos.
• Adobe Workfront: Visão macro dos projetos, integração de áreas.
• CoSchedule: Gestão do calendário editorial.
• Asana: Distribuição automatizada de tarefas.
• ClickUp: Customização de fluxos e automação de etapas.
• Monday.com: Painéis visuais para diferentes tipos de projetos.
• Wrike: Colaboração em equipes multidisciplinares.
• Basecamp: Centralização de informações.
• Jira: Processos detalhados e acompanhamento técnico.

Controle suas tarefas, abrace o tempo livre.

Como encaixar cada ferramenta na rotina da agência

Parece muita coisa, certo? Na prática, cada agência encontra seu próprio ritmo de implantação – muitas vezes começando por aquilo que mais dói: aprovação de jobs, planejamento ou automação de tarefas repetitivas. O AprovaJob, por exemplo, pode ser implementado em poucas horas e já traz impacto imediato no relacionamento e cumprimento de prazos.

Já para equipes que enfrentam dificuldade em cumprir prazos ou dividir o trabalho entre várias pessoas, vale iniciar pelos sistemas de tarefas como ClickUp, Asana ou Monday.com. Essas plataformas ajudam a criar uma rotina consistente, onde responsabilidades e prioridades estão muito bem definidas.

Integrações fazem diferença

Roubar tempo de quem cria para alimentar sistemas não é produtivo. Por isso, buscar ferramentas que conversem entre si, ou que sejam fáceis de integrar, ajuda a construir uma cadeia digital fluida: o briefing enviado no Google Forms pode virar tarefa no Asana, ser aprovado no AprovaJob e depois ir a público via CoSchedule.

Benefícios das ferramentas de gestão no dia a dia da agência

É impossível listar todos os benefícios, mas alguns se destacam em praticamente todas as agências que adotam um ecossistema digital bem amarrado:

• Eliminação do caos por e-mails e grupos de WhatsApp.
• Ganhos reais na comunicação interna e externa.
• Acompanhamento claro dos resultados por cliente.
• Histórico seguro de todas as entregas e feedbacks.
• Redução drástica do retrabalho e dos esquecimentos.
• Mais espaço para inovar e surpreender o mercado.

Sem organização, não dá para crescer. Mas com as ferramentas certas, tudo muda.

Outro destaque apontado por estudos sobre sistemas de CRM (veja) é a capacidade dessas plataformas de oferecerem um olhar ampliado sobre cada cliente. Saber o histórico de compras, preferências e o que já foi entregue faz diferença tanto na performance financeira quanto na percepção de valor.

Como escolher a combinação ideal para sua agência?

Existem duas formas principais de selecionar ferramentas de gestão. A primeira é começar pelo problema mais urgente. Essa abordagem costuma funcionar melhor, pois impacta rapidamente o resultado. Se o desafio for aprovar materiais e evitar atrasos, o AprovaJob já resolve boa parte da dor.

A segunda maneira é mapear todos os fluxos críticos, listar as etapas envolvidas e relacionar as opções que melhor cobrem cada etapa. Muitas vezes, a combinação de duas ou três soluções já entrega um fluxo redondo, evitando tanto desperdícios quanto a sobrecarga de lançamentos, testes e treinamentos.

Não use todas. Use as que resolvem o que te faz perder sono.

Um ponto de atenção é incluir a equipe no processo de escolha. Conversar com todos sobre as necessidades reais, testar versões gratuitas, colher feedbacks e documentar aprendizados ajuda a diminuir a rejeição e criar um clima mais propício à mudança.

Sinais de que a implementação está funcionando

Na prática, os primeiros sinais de que as ferramentas estão funcionando aparecem rápido: menos erros, prazos sendo cumpridos e menor disputa por informações dentro do time. Aos poucos, clientes começam a elogiar a clareza das comunicações, o acesso facilitado aos materiais e o cumprimento dos combinados.

Com os dados organizados, a tomada de decisão fica mais rápida. O diagnóstico de problemas torna-se objetivo e a equipe consegue prever gargalos antes que eles virem um incêndio.

Quando o cliente elogia o processo, você sabe que tudo valeu a pena.

Gestão de relacionamento com o cliente: o futuro das agências

Um tema impossível de ignorar é o uso de sistemas integrados de gestão de relacionamento com o cliente. Segundo estudos recentes, a implementação desse tipo de solução traz vantagens claras: redução de custos, aumento da receita, fidelização e maior compreensão do perfil de cada conta atendida.

O próprio AprovaJob colabora nesse aspecto ao registros das interações, aprovações, prazos e históricos de comunicação. Junto de ferramentas para planejamento, atendimento e análise de desempenho, isso cria uma base sólida para que a agência seja percebida como parceira do cliente, e não apenas fornecedora.

Em resumo, quem investe em gestão retém mais clientes e faz negócios melhores. É um ciclo virtuoso, onde tecnologia e relacionamento caminham juntos.

O que não pode faltar na escolha de uma ferramenta de gestão

Antes de finalizar, vale deixar registrado alguns itens “não negociáveis” na seleção de qualquer plataforma:

• Facilidade de uso: A adaptação da equipe é fundamental.
• Centralização de informações: Para evitar dispersão e facilitar buscas.
• Automação de tarefas repetitivas: Ninguém quer perder tempo lançando coisas manualmente o tempo todo.
• Histórico de projetos e feedbacks: Para mapear aprendizados, acertos e pontos de melhoria.
• Segurança no armazenamento dos dados: Garantindo confidencialidade.
• Preço justo: Porque orçamento de agência não é elástico…

Acima de tudo, busque ferramentas que te ajudem a se concentrar no que realmente importa: traçar estratégias, criar campanhas criativas e encantar clientes.

Conclusão

Se ainda existe dúvidas sobre o poder das ferramentas de gestão para agências de marketing, vale a pena conversar com quem já fez esse movimento. Os relatos são quase sempre os mesmos: menos retrabalho, mais entrega com qualidade e um ambiente mais saudável.

O AprovaJob está pronto para ajudar no ponto crítico de muitos negócios: aprovação de materiais e centralização do feedback em um só lugar. Mas, como vimos, o segredo é compor um conjunto de soluções inteligentes, onde cada etapa do processo é pensada para ganhar tempo, reduzir conflitos e aumentar o valor percebido pelos clientes.

Sua agência merece essa evolução! Agende uma demonstração, conheça a fundo o AprovaJob ou compartilhe essa lista com o seu time. Profissionalizar a gestão é o caminho mais curto para crescer com consistência e conquistar um lugar de destaque no mercado cada vez mais exigente do marketing digital.

Perguntas frequentes sobre ferramentas de gestão

O que é uma ferramenta de gestão?

Uma ferramenta de gestão é um software ou sistema que ajuda empresas a organizar processos, administrar tarefas, centralizar informações e acompanhar resultados. Essas plataformas substituem métodos manuais e dão mais clareza sobre o andamento dos projetos, facilitando decisões e permitindo que menos erros aconteçam ao longo do fluxo de trabalho.

Como escolher a melhor ferramenta de gestão?

A escolha ideal passa por entender onde estão os maiores desafios da equipe. Identifique os gargalos (exemplo: dificuldade de aprovações, prazos ou comunicação), liste as soluções mais indicadas para cada dor e teste as opções em ambiente real. Vale também envolver o time, comparar preços, avaliar a possibilidade de integração com outras plataformas já usadas e analisar o suporte oferecido pelo fornecedor.

Quais são as ferramentas de gestão mais usadas?

Entre as mais utilizadas em agências de marketing estão AprovaJob, eKyte, Adobe Workfront, CoSchedule, Asana, ClickUp, Monday.com, Wrike, Basecamp e Jira, todas citadas neste artigo com seus principais diferenciais. Elas atendem desde organização de tarefas até automação de calendários e colaboração remota. Algumas dessas opções podem ser analisadas em conteúdos sobre ferramentas que otimizam o dia a dia de agências.

Ferramenta de gestão é realmente eficiente?

Sim. A experiência mostra que negócios que adotam boas plataformas para centralizar tarefas e informações digitais conseguem reduzir falhas, atrasos, retrabalho e esquecimentos. Além disso, aumentam a clareza nas relações com clientes e colaboradores, promovendo crescimento mais estruturado para a agência.

Quanto custa uma ferramenta de gestão empresarial?

O preço varia bastante conforme o porte da equipe, quantidade de usuários, funcionalidades e até integrações necessárias. Existem soluções gratuitas com limitações, mas as versões profissionais geralmente oferecem planos mensais ou anuais que variam desde preços acessíveis até investimentos mais robustos para grandes times. O fundamental é equilibrar custo e benefício, priorizando plataformas que tenham impacto direto no core do seu negócio.