Gestão caótica: o cotidiano de quem lidera times de criação
Quem trabalha em agência de marketing conhece bem o cenário: lista de tarefas espalhadas por planilhas, e-mails se multiplicando, prazos sempre apertados, clientes pedindo ajustes de última hora e retrabalho virando rotina. Fica difícil manter tudo sob controle e a equipe motivada no meio desse turbilhão.
Agora, imagine centralizar o que é realmente importante, com cada job no lugar certo, status atualizado, responsabilidades claras. É aí que ferramentas como o ClickUp entram em cena, simplificando o fluxo criativo para quem precisa de agilidade e organização. Só que, claro, o segredo está na maneira de usar. Pequenas escolhas podem transformar o seu dia a dia.
Criação criativa, mas com organização de verdade, faz diferença.
8 dicas para usar o ClickUp em agências de marketing
1. organize os quadros por cliente
Crie pastas ou espaços separados para cada cliente. Assim, fica fácil visualizar o que está acontecendo em cada conta e evitar aquela confusão de tarefas misturadas. Por exemplo: se um cliente pedir dez posts para redes sociais e outro só uma apresentação, ninguém perde tempo caçando onde está cada coisa.
Separar por cliente também torna muito mais simples identificar gargalos e redistribuir demandas sem ansiedade. A equipe consegue focar no projeto certo, no tempo certo.
2. padronize os briefings
Quantas vezes um job começa mal por falta de informação? Crie modelos padronizados de briefing dentro do ClickUp, com perguntas e campos obrigatórios. Isso garante que nada importante fique de fora, nem aquele dado básico que sempre faz falta quando o prazo já está correndo.
Quando o time aprende a usar um briefing padrão, perde-se menos tempo com dúvidas e retrabalho. E o cliente recebe algo mais próximo do que realmente queria.
3. use templates de tarefas criativas
Salvar tempo é questão de rotina. Monte templates para os jobs mais recorrentes: criação de post, revisão de peça, lançamento de campanha, ajustes de layout. Assim, a cada novo job, basta duplicar e preencher os detalhes. Menos cliques, menos esquecimento e muito mais fluidez.
Com o tempo, os próprios criativos vão adaptando e sugerindo melhorias nos templates, deixando tudo ainda mais a cara da equipe.
4. centralize aprovações de materiais
Evite o pesadelo de buscar aprovações em e-mails, grupos de WhatsApp ou recados perdidos. Use as tarefas do ClickUp para registrar solicitações de aprovação, anexar versões, comentários e histórico. Por exemplo: crie uma lista chamada "Aguardando aprovação" e mova os jobs para lá até receber o sinal verde.
Assim, o gestor visualiza exatamente o que está pendente e pode cobrar feedbacks mais rapidamente. E ninguém fica perguntando "onde está aquele post?".
5. crie dashboards de acompanhamento
Nem toda agência consegue olhar o todo só lendo listas. Os dashboards do ClickUp ajudam a transformar as tarefas em uma visão geral por status, responsável, prioridade ou data de entrega.
Imagine abrir um painel simples e ver em segundos o que precisa ser feito hoje, o que está atrasado e o que está travado esperando resposta do cliente. Prático e um pouco libertador, para ser sincero.
6. integre com ferramentas de comunicação
Se o time passa horas no chat ou no e-mail, por que não conectar tudo? Dá para integrar o ClickUp com plataformas de comunicação e, assim, receber notificações de atualizações sem precisar alternar de janela a todo momento.
Um exemplo: quando uma nova tarefa for criada para um designer, ele recebe um alerta direto no canal de sua equipe. Menos ruído, mais agilidade nas respostas e aquela sensação de que todo mundo está realmente na mesma página.
7. use automações simples
Nem toda automação precisa ser complexa. Dá para configurar ações simples, como mover tarefas automaticamente de "Em produção" para "Para revisão" quando assinaladas como concluídas. Ou criar lembretes automáticos para atualizar status e evitar que jobs fiquem esquecidos.
Essas pequenas automações economizam minutos todos os dias. Pode não parecer muito, mas, ao longo do mês, vira uma diferença real no ritmo da equipe criativa.
8. meça o tempo e acompanhe entregas
Monitorar quanto tempo cada job leva da entrada até a entrega ajuda a descobrir gargalos e planejar melhor a agenda do time. O ClickUp permite usar timers e campos personalizados para registrar prazos e datas reais de conclusão.
Algumas agências usam esses dados para ajustar estimativas de orçamento, negociar prazos melhores e celebrar quando um processo melhora. Afinal, números claros mostram onde está o avanço.
Um sistema bem ajustado deixa mais espaço para a criatividade florescer.
Conclusão: organização ajuda, mas aprovação precisa de foco próprio
Organizar toda a rotina de uma agência de marketing com ferramentas como o ClickUp é um passo valioso para quem quer sair do caos e focar no que importa: criar e entregar valor. Só que, mesmo com bons quadros, dashboards e automações, sempre restam pontos críticos. A aprovação de conteúdo é um deles.
Se você já centraliza tarefas e projetos no ClickUp, mas sente que o fluxo entre time e cliente ainda está travado nas etapas de aprovação, talvez esteja na hora de buscar soluções feitas especialmente para isso. A automatização dessa fase pode não só reduzir aquele retrabalho cansativo, mas também liberar o time criativo para o que realmente faz diferença no resultado final.
Aprovação rápida e organizada: menos retrabalho, mais tempo para criar.
Se seu time já usa ClickUp para se organizar, imagine combinar isso com uma plataforma feita só para aprovações? Conheça o AprovaJob: com ele, seu time automatiza aprovações, diminui mensagens desencontradas e dá adeus ao retrabalho. Assim, sobra energia e criatividade para surpreender seus clientes.
Perguntas frequentes sobre o uso do ClickUp em agências de marketing
O que é o ClickUp para agências?
ClickUp é uma plataforma digital de gestão de tarefas e projetos bastante usada em agências de marketing. Ela permite organizar demandas, centralizar informações, definir prazos e acompanhar o andamento de jobs em um único lugar. Cada agência pode adaptar o ClickUp ao seu fluxo, criando quadros, listas e automações para facilitar o dia a dia das equipes criativas.
Como usar o ClickUp em criação?
O ClickUp pode ser usado desde o início do processo criativo até a entrega final. O time pode criar tarefas para cada etapa (briefing, concepção, revisão, entrega), anexar arquivos, comentários e deadlines em cada job, além de usar templates para tarefas recorrentes. Aprovações, revisões e repasses também podem ser registrados por lá, ajudando a evitar informações perdidas e retrabalho.
ClickUp substitui outros gerenciadores de tarefas?
Em muitos casos, o ClickUp pode centralizar funções que antes estavam espalhadas em vários aplicativos, como listas de tarefas, quadros de produção, agendas e notificações de equipe. Porém, dependendo do fluxo da agência, pode ser interessante usar o ClickUp junto de outras soluções especializadas em áreas bem específicas, como a aprovação de conteúdos com clientes, por exemplo.
É fácil integrar o ClickUp com outras ferramentas?
Sim, o ClickUp aceita integrações com várias ferramentas populares de comunicação, armazenamento na nuvem e automação, como e-mail, chat e calendário. Isso permite sincronizar tarefas e receber notificações em diferentes canais, facilitando o dia a dia de quem trabalha em criação. Algumas integrações exigem configurações simples, outras podem precisar de um apoio técnico, mas no geral o processo é amigável.
Quais são os benefícios do ClickUp para equipes criativas?
Entre os principais benefícios estão a centralização de informações, o acompanhamento visual do progresso dos jobs, a economia de tempo com templates e automações, e a redução do retrabalho. Ele também ajuda a melhorar a comunicação entre os membros da equipe e dá maior transparência aos gestores sobre o fluxo de entregas, melhorando todo o processo criativo da agência.
